Recruter une secrétaire médicale : avantages et inconvénients

Vous êtes masseur-kinésithérapeute titulaire de votre propre cabinet, et vous souhaitez vous libérer du temps ? Déléguer le secrétariat et les tâches administratives à une secrétaire médicale peut être une option à envisager ! 👀 Celle-ci soulève néanmoins certaines interrogations : quels bénéfices et quelles contraintes peut-on rencontrer en recrutant une secrétaire médicale ? Vaut-il mieux externaliser ou internaliser son secrétariat médical ? Existe-t-il d’autres options à considérer en dehors de l’embauche ? 💡 Décryptage dans cet article. ⤵️

Les missions d’une secrétaire médicale au sein d’un cabinet kiné

Au sein de votre cabinet, une secrétaire médicale va pouvoir jouer un rôle central et multifacettes. Sa présence ne se limite pas à la gestion administrative ; elle est le pivot autour duquel s’articule l’organisation efficace du cabinet. Ses missions sont variées et essentielles au bon fonctionnement quotidien du cabinet :

• 💻 Gestion administrative et organisationnelle : la secrétaire médicale est en première ligne pour la gestion des rendez-vous. Elle organise votre agenda, en tenant compte des urgences, des suivis réguliers, et de la durée des séances pour chaque patient.
• ☎️ Accueil et permanence téléphonique : elle est le premier point de contact pour les patients, que ce soit en personne, par téléphone ou via les moyens de communication numériques. Son rôle implique d’accueillir les patients avec empathie, de répondre à leurs questions et de les orienter de manière appropriée. La qualité de cet accueil peut grandement influencer la perception des soins reçus.
• 🤕 Création et gestion des dossiers patients : la secrétaire médicale assure la mise à jour et la gestion des dossiers médicaux. Elle recueille les informations nécessaires, s’assure de leur confidentialité et veille à ce qu’ils soient accessibles pour le kinésithérapeute. Elle joue un rôle crucial dans le suivi des traitements et la continuité des soins.
• 📅 Coordination des soins : dans certains cas, elle peut être amenée à communiquer avec d’autres professionnels de santé pour des transmissions d’informations ou des coordinations de soins, assurant ainsi une meilleure prise en charge globale du patient.
• 💸 Gestion financière : elle peut également être impliquée dans la gestion financière de votre cabinet, comme la facturation kiné, le suivi des paiements et parfois la gestion des remboursements par les assurances ou la sécurité sociale (relances auprès des mutuelles ou bien du patient).

Les avantages et inconvénients de recruter une secrétaire

Les avantages

• Avec une personne dédiée aux tâches administratives, vous économiserez un temps précieux, vous pourrez donc vous concentrer davantage sur vos soins ;
• Vous pourrez améliorer la satisfaction de vos patients, grâce à un accueil professionnel et une communication efficace.
• Une secrétaire pourra contribuer à l’organisation de votre cabinet kiné et ainsi l’optimiser.
• Elle pourra aussi vous aider dans la facturation et le suivi des paiements, réduisant ainsi les erreurs et améliorant le flux de trésorerie.

Les inconvénients

• L’embauche d’une secrétaire médicale représente une dépense supplémentaire en termes de salaire, de cotisations sociales, et potentiellement de formation.
• Cela peut nécessiter de réorganiser l’espace de travail existant ou d’investir dans un espace supplémentaire.
• La secrétaire devra être formée et s’adapter aux méthodes de travail spécifiques du cabinet, ce qui peut prendre du temps.

Le choix entre internaliser ou externaliser son secrétariat

Internaliser votre secrétariat médical, c’est-à-dire recruter une secrétaire médicale en tant que salariée, entrainera des frais fixes importants compris entre 1600 € et 1700€ par mois (charge déductible de vos impôts bien entendu). Si vous exercez dans votre cabinet avec d’autres kinés ou d’autres praticiens de santé, dans ce cas, vous pouvez envisager cette option car le coût sera divisé.

A contrario, externaliser votre secrétariat médical peut se révéler plus avantageux financièrement parlant. Dans ce cas, la prise de rendez-vous, la gestion de votre agenda et l’accueil téléphonique sont exercés à distance. Mais cette option est tout de même moins bénéfique pour la relation avec les patients et l’organisation générale du cabinet. Dans ce cas, la prise de rendez-vous, la gestion de votre agenda kiné en ligne et l’accueil téléphonique sont exercés à distance.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de cabinet

Quel que soit votre choix, il sera d’autant plus efficace si vous utilisez un logiciel de facturation et gestion de cabinet spécialement conçu pour les kinésithérapeutes. Votre secrétaire médicale pourra avoir accès à votre agenda en ligne et celui de vos collègues kiné, le mettre à jour, gérer vos télétransmissions… et de votre côté, vous pourrez retrouver tous vos rendez-vous patients automatiquement mis à jour sur votre téléphone. Un véritable gain de temps aussi bien pour vous que pour votre secrétaire !

Les modalités pour recruter et intégrer une secrétaire médicale

L’aménagement d’un bureau de secrétariat médical

Avant toute chose, pour recruter une secrétaire médicale au sein de votre cabinet kiné, l’agencement de votre cabinet doit vous le permettre. En d’autres termes, vous devez pouvoir dégager un espace de travail, proche de la zone d’accueil des patients. Il vous faudra également organiser son poste avec un bureau, un ordinateur, un téléphone, des meubles de rangement ainsi qu’un comptoir de réception !

Le recrutement et l’intégration

Voici les principales étapes à suivre pour recruter une secrétaire médicale dans votre cabinet :

• ✅ Définir la fiche de poste et l’ensemble des missions ;
• ✅ Choisir les canaux de recrutement appropriés (Indeed, annonces locales, LinkedIn…) ;
• ✅ Recruter un ou une secrétaire dotée d’un bon relationnel, très organisée et autonome.
• ✅ Organiser une période d’orientation pour familiariser la secrétaire avec le fonctionnement du cabinet, les procédures internes, et le logiciel de gestion utilisé.
• ✅ Introduisez-la aux autres membres de l’équipe et expliquez ses rôles et responsabilités.
• ✅ Établissez des canaux de communication clairs entre vous, la secrétaire et les autres membres de l’équipe.
• ✅ Définissez les procédures pour la prise de rendez-vous, la gestion des urgences et la communication avec les patients.
• ✅ Formez la secrétaire aux procédures administratives spécifiques, telles que la facturation, la gestion des dossiers patients et le suivi des paiements.
• ✅ Sensibilisez la secrétaire à l’importance de la confidentialité des informations des patients et mettez en place des protocoles pour la sécurisation des données.

Voilà, vous savez tout ! Et vous, avez-vous décidé de recruter une secrétaire médicale au sein de votre cabinet de kinésithérapie ? Si oui, pourquoi ?